Factures électroniques

Application bêta, propre à la webapp

Les Factures électroniques sont une application en bêta de la webapp. L'application mobile et bureau n'a pas d'équivalent. La fonction a été essayée sur des jeux d'essai synthétiques, pas sur de vraies factures : ses résultats sont indicatifs.

En bref

Vous déposez des factures fournisseurs reçues au format Factur-X, UBL ou CII. SenSaaS les lit, puis les confronte à Sage pour dire si le fournisseur est connu et si la facture est déjà saisie. Rien n'est écrit dans Sage, aucune facture d'achat n'est créée, aucune plateforme tierce n'est appelée.

Disponibilité

Fonction	Webapp	Application
Déposer une facture fournisseur	oui (bêta)	non
Confrontation à Sage (fournisseur, facture déjà saisie)	oui	non
Créer une facture d'achat dans Sage	non	non
Travailler sans connexion	non	non

Accéder à l'écran

Installez l'application Factures électroniques (bêta, éditeur SenSaaS, catégorie Documents) depuis le Magasin d'applications ; une tuile apparaît alors dans la zone Apps du menu. L'écran n'est pas dans le menu principal. Il est disponible dans les deux mondes, Gestion et Comptabilité. Une société doit être cochée : le rapprochement et le classement se font par dossier.

Ce que vous pouvez faire

Déposer une facture par glisser-déposer ou avec Choisir un fichier.
Consulter la liste : fournisseur, numéro, date, échéance, total HT, total TTC.
Ouvrir une facture pour voir ses détails.
Lire le PDF dans un onglet.
Retirer une facture de la liste.
Réessayer une lecture en échec.

Pas à pas

Déposer une facture

Ouvrez l'application depuis la zone Apps.
Déposez le fichier dans la zone prévue, ou cliquez Choisir un fichier.
Attendez la lecture, puis le rapprochement ("Rapprochement…").
Lisez le résultat dans la liste.

Formats acceptés : PDF Factur-X, XML UBL 2.1 ou CII. La taille maximale est de 15 Mo. Seules les factures d'achats reçues sont prises en charge. Le texte de l'écran précise que les fichiers restent sur ce poste.

Comprendre un fichier refusé

Un fichier non retenu apparaît sous Fichiers refusés, avec son motif : format non pris en charge (PDF ou XML attendu), fichier trop volumineux, XML illisible, XML qui n'est ni une facture UBL ni CII, PDF sans facture Factur-X, facture incomplète (numéro absent).

Lire le rapprochement avec Sage

Indication	Signification
Fournisseur connu (nom du tiers) ou "Fournisseur inconnu"	Recherche par SIRET, puis par identifiant
"Déjà saisie" (avec la pièce)	La facture existe dans Sage
"Absente de Sage"	Aucune facture correspondante
"Numéro non comparable"	Le numéro dépasse la longueur de la référence Sage (17 caractères)
"Rapprochement indisponible"	Les données restent lisibles, mais la confrontation à Sage n'a pas abouti

Ouvrir une facture

Cliquez une ligne : la fiche affiche le fournisseur, le SIRET, le numéro de TVA, le format, la ventilation de TVA et les lignes (désignation, quantité), avec Retour vers la liste. Le PDF s'affiche dans une visionneuse ; Ouvrir le PDF dans un onglet l'ouvre à part. Pour une facture déposée en XML, il n'y a pas de document à afficher.

Détails

Domaine	Ce qui est géré
Conservation	Les factures sont gardées dans le navigateur du poste, cloisonnées par dossier ; en navigation privée, elles ne tiennent qu'en mémoire. Elles ne sont ni partagées ni synchronisées
Lecture	Un PDF Factur-X est lu sans serveur
Écriture dans Sage	Aucune
États de la liste	Chargement, "Aucune facture importée" (les factures déposées apparaîtront ici pour le dossier courant), "Lecture impossible" avec Réessayer

Hors connexion

La webapp travaille toujours en ligne. Les factures déposées sont gardées dans le navigateur, mais le rapprochement avec Sage demande une connexion.

Sur téléphone et tablette

Sur téléphone, le détail d'une facture passe de deux colonnes à une seule, et les tableaux défilent horizontalement si leur largeur dépasse l'écran.

Droits et multi-dossier

La liste, le classement et le rapprochement se font par dossier : la liste affichée est celle de la société cochée.

Questions fréquentes

Ma facture n'est pas écrite dans Sage.

C'est voulu : l'application lit et confronte, elle n'écrit rien dans Sage et ne crée pas de facture d'achat.

Mes factures ont disparu sur un autre poste.

Elles sont conservées dans le navigateur du poste : elles ne sont ni partagées ni synchronisées.

Puis-je déposer une facture de vente ?

Non : seul le sens des achats reçus est pris en charge.