Archives
En bref
Archives donne accès, en lecture seule, aux documents Sage qui ont quitté le circuit de saisie : factures comptabilisées et documents archivés, côté vente comme côté achat. La webapp ajoute une cinquième section de traçabilité par numéro de série ou de lot ; dans l'application, cette recherche est accessible depuis les listes de documents.
Disponibilité
| Fonction | Webapp | Application |
|---|---|---|
| Ventes et achats, comptabilisés et archivés | oui | oui |
| Rechercher, filtrer, trier | oui | oui |
| Exporter la liste | oui (CSV, Excel, PDF) | oui (CSV, Excel, PDF) |
| Ouvrir une fiche, télécharger le PDF | oui | oui |
| Consulter règlements et détail des taxes | oui | oui, taxes détaillées en ligne seulement |
| Ajouter ou retirer un document lié | oui, selon le droit de modifier la pièce | non, consultation seulement |
| Créer, modifier, transformer, supprimer | non | non |
| Section de traçabilité série ou lot | oui, dans Archives | oui, dans les listes de documents |
| Travailler hors connexion | non | oui, en lecture |
Accéder à l'écran
Menu Documents › Archives, en monde Gestion. Prérequis : au moins une société sélectionnée dans la barre du haut.
Capture à venir
Liste des ventes comptabilisées - identifiant application/archives-liste. L'image sera ajoutée lors de la prochaine campagne de captures.
Menu Documents, onglet Archives ; en mode "Menus séparés" (Réglages), entrée Archives. L'écran s'ouvre sur Ventes comptabilisées. Il faut le droit de liste sur au moins un des quatre types d'archive.
Les sections
| Section | Contenu |
|---|---|
| Ventes comptabilisées (ouverte par défaut) | Factures de vente passées en comptabilité |
| Ventes archivées | Documents de vente archivés |
| Achats comptabilisés | Factures fournisseur passées en comptabilité |
| Achats archivés | Documents d'achat archivés |
| Traçabilité (webapp) | Recherche par pièce ou par numéro de série ou de lot |
Une barre d'onglets bascule d'une section à l'autre. Au-dessus, les onglets de domaine (Ventes, Achats, Stocks, Documents internes, Archives) ramènent aux autres écrans.
Écran en lecture seule
Aucune création, modification, transformation ni suppression n'est possible. Le bouton de création n'est pas affiché et la fiche n'offre ni Modifier ni Transformer.
Ce que vous pouvez faire
- Rechercher un document dans la section courante.
- Filtrer, trier et exporter la liste.
- Ouvrir une fiche en cliquant sur le numéro de pièce.
- Télécharger le PDF d'un document.
- Consulter les règlements et le détail des taxes.
- Retrouver la traçabilité d'un lot ou d'un numéro de série.
La liste
Chaque section affiche le numéro de pièce, le type, la date, le tiers, la désignation, la référence, le dépôt, la devise, les totaux, le montant réglé, le statut de paiement, le représentant et le statut. Une ligne d'indicateurs (Total, Total HT, Net à payer) s'affiche au-dessus de la liste.
Consulter une pièce
Cliquez sur le numéro de pièce. La fiche affiche l'en-tête (type, numéro, badge de statut, menu Actions), les informations du tiers, le tableau des lignes et les totaux. Le libellé du statut est celui défini dans la société d'origine du document.
Le bouton Documents liés de l'en-tête permet de télécharger, ajouter ou retirer un fichier joint. Les factures d'achat comptabilisées et archivées s'ouvrent dans Archives depuis les journaux et les achats.
Le tableau des lignes de la fiche est réduit à 16 colonnes. Règlements et Détail des taxes s'ouvrent depuis le menu Actions ; le détail des taxes affiche "Disponible en ligne uniquement" sans connexion.
Traçabilité d'un lot ou d'un numéro de série
Cette recherche remonte les documents qui mentionnent un numéro de série ou de lot. La gestion des séries et lots à la saisie est décrite sur Gammes, nomenclatures, séries et lots.
Ouvrez la section Traçabilité : Recherche de traçabilité.
- Choisissez le mode : Par pièce ou Par numéro de série ou de lot.
- Choisissez le domaine (Vente ou Achat) et, en mode pièce, le type de pièce, puis saisissez le numéro de pièce.
- En mode lot, saisissez le Début du numéro : trois caractères au moins.
- Rechercher, puis ouvrez la pièce d'une ligne : elle s'ouvre en lecture.
Les résultats montrent le numéro, le complément, la péremption et le sens (Entrée, Sortie). Sans le droit de valorisation, aucun prix, remise ni montant n'apparaît.
| Message | Signification |
|---|---|
| "Saisissez un numéro de pièce." | Le numéro est vide |
| "Choisissez un type de pièce et saisissez son numéro." | Mode pièce incomplet |
| "Aucune ligne ne reprend cette pièce dans les sociétés sélectionnées." | Aucun résultat |
| "Aucun lot ni numéro de série ne commence ainsi." | Aucun résultat en mode lot |
| "Seuls les N premiers résultats sont affichés : précisez la recherche." | Trop de résultats |
| "N mouvements non affichés : vos droits ne permettent pas de les lire." | Mouvements masqués par vos droits |
| "Vos droits ne permettent de lire ni les ventes ni les achats." | Aucun droit de lecture |
Depuis la liste des ventes, achats, stocks ou documents internes, menu Actions › Traçabilité série/lot. Le dossier doit autoriser la consultation des numéros de série et de lot.
- Saisissez le numéro dans "N° de série ou de lot…" (trois caractères au moins).
- Les résultats sont groupés par document : type, pièce, date, tiers, société et, pour chaque occurrence, Entrée ou Sortie, Complément, Péremption, Qté lot, Qté ligne.
- Touchez la carte d'un document pour l'ouvrir.
La recherche porte sur les documents présents dans la base locale. Messages : "Saisissez au moins 3 caractères d'un n° de série ou de lot.", "Aucune occurrence locale pour" suivi du numéro, "Le paramétrage du dossier n'autorise pas la consultation des numéros de série/lot." Un dossier dont le champ numéro de série est masqué est exclu de la recherche.
Hors connexion
La connexion est nécessaire.
Les listes, les fiches et la traçabilité se lisent sur la base locale. Le détail des taxes demande une connexion.
Sur téléphone et tablette
Sous 768 pixels, chaque section devient une liste dense avec recherche et filtres (feuille de filtres) ; la fiche affiche ses lignes en liste ou en cartes. Dans l'application, les sections se présentent en puces.
Droits et multi-dossier
- Les listes couvrent toutes les sociétés cochées. Un même numéro de pièce pouvant exister dans deux sociétés, l'ouverture d'une fiche depuis la liste précise toujours de quelle société il s'agit.
- Aucun droit d'écriture n'est requis pour consulter. Une fiche fermée par les droits d'affichage de la société affiche "Fiche non accessible" dans la webapp.
Questions fréquentes
Pourquoi mes factures ont-elles disparu de l'écran Ventes ?
Une facture comptabilisée quitte le circuit de saisie : elle se consulte dans Archives › Ventes comptabilisées.
Puis-je corriger une facture comptabilisée ?
Non : ces documents sont figés en gestion commerciale Sage. Toute correction passe par une pièce nouvelle (avoir, régularisation) côté Sage.
Où sont les archives de stock et les archives internes ?
Les archives internes se consultent dans Documents internes. Les archives de stock ne sont pas couvertes par cet écran : voir Documents de stock.
Dans l'API v2
Les objets de cet écran sont exposés par l'API du connecteur. Chaque groupe détaille ses opérations, leurs paramètres et un exemple d'appel ; le point de départ est Démarrer avec l'API.
- Documents.Entetes.Document : 8 opérations
- Documents.Entetes.DocumentVente : 8 opérations
- Documents.Entetes.DocumentAchat : 8 opérations
- Documents.Lignes.LigneDocument : 8 opérations
- Documents.Processus : 15 opérations
- Comptabilite.Reglement : 8 opérations